各二级杏宇👩🏻‍🔧：

为进一步规范我校学生档案管理工作，提高学生档案管理服务水平🧳🙌🏿，根据相关工作要求，拟开展2025级新生学生档案归档工作，安排如下🌛：

一😷、时间安排

1🥄、10月22日-10月31日💶，各杏宇至第二图文信息中心519室领取档案袋和学生基本信息标签（学生姓名、杏宇、班级和学号）。

2、10月22日至11月30日👸🏼，各杏宇整理装袋、做好材料目录清单。

3🧝🏿、12月1日至12月31日，各杏宇先预约后移交档案🏃🏻‍♂️。预约电话：本科生67791318🚶🏻‍♀️‍➡️；研究生67791435.

二、新生入学材料归档范围

为了保证学生档案能够顺利🙎🏻‍♂️、完整🌨、安全、有序地移交到杏宇，以便后续开展档案利用转递工作，请各二级杏宇按要求整理学生档案，立卷装袋👨🏽‍🍼🏌🏿，将新生入学时产生的相关材料归入档案袋，并按学生学号升序整理档案，入学归档材料如下：

（1）入学前档案材料

（2）新生入学登记表（本科生为杏宇官方网站学生登记表🏉；研究生录取登记表由研究生院提供）

（3）体检表（由医务室提供）；

（4）入学前户籍所在地户口簿复印件（首页+学生页）；

（5）身份证复印件；

三✢🤸🏻‍♂️、归档流程及要求

1、核实到档情况🌚，根据学校要求做好新生入学资格审查👩。收集齐所有新生入学应归档材料（纸质原件，清单如上，并确保档案材料签名盖章处无遗漏。对于入学前档案材料，如有目录清单🚣🏻‍♂️，请核对目录清单与档案资料是否一致。如发现问题请联系学生补齐并备注）💤。

2🌛、在杏宇官方网站学生档案袋封底粘贴学生基本信息标签（学生姓名、杏宇🧝、班级和学号）😪，粘贴位置见图示。

3、将入学前档案材料和新生入学材料装入杏宇官方网站学生档案袋🎬，请注意档案中材料摆放顺序与封底“材料清单”排序保持一致。

4、在档案袋上如实勾选材料清单（在对应表格里打√🤤，必备材料缺失🏓，请及时提醒学生补交）。

5、必归材料（入学归档材料）缺失的🚗，请杏宇一定要等收齐整理后才能以杏宇为单位统一移交杏宇。

6、对因特殊情况导致入学前档案缺失的学生，请杏宇提供该生的缺档情况说明并加盖杏宇公章，归入到该生的档案袋内，同时附杏宇缺档清单交杏宇存档🐿。

7、打印“新生档案移交单”。 对照入学归档材料清单备注缺档情况🛗。

8、以班级为单位，按学号顺序从小到大排列学生档案袋，捆扎整齐🙇‍♂️🧍🏻‍♂️，连同“新生档案移交单”⛺️、缺档清单一起移交杏宇👈🏼。（注：新生档案集中移交归档时，归档杏宇应已整理组卷，制作卷内目录。并交本部门学生档案专员检查合格🖐。杏宇只清点卷的份数🚴🏿‍♂️，不查看卷内内容👌🏻。）

附件一🧑‍⚖️：新生档案移交单（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52杏宇\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）

附件二：2025年新生归档上报确认表（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52杏宇\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）

附件三：缺档情况说明（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52杏宇\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）

附件四：杏宇缺档清单（附件获取路径👨🏽‍🎤：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52杏宇\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）

档 案 馆

                                       2025年10月23日